今回はこれについて僕の経験を踏まえたうえで解決方法を考えていきたいと思います。
まず、生産性が低いというのは言い換えるとコスパが悪いということになり、支払っている経費や掛けている時間に対しての成果物(結果)が良くないという状態を表します。
その生産性を上げるためには、会社の根本的な問題を解決する必要があると考えます。
結論から言うと、以下の4つです。
- 役職者を置かない
- マルチタスクをしない
- 仕事は短時間でやる
- 電話をしない
これを生産性上げるシリーズとして4回に分けて、解説していきます。
１．役職者を置かない
あくまであなたが経営者の場合ですが、会社に役職者が存在している事が当たり前になっていませんか？
部署の人数や纏めなければいけない人数がそれほど多くないのに、わざわざ役職者を置くと生産性が下がります。
人数がそれほど多くない部署に部長、次長、課長・・・最悪の場合は係長、主任もいることがあります。
仮に部長、次長、課長のいる部署で、役職が付いていない社員や報告を上げるためには、、、
(1) 社員 → 課長 → 次長 → 部長
または、
(2) （社員 → 課長） → （社員 → 次長） → （社員 → 部長）
の2パターンの順序になります。
(1)のパターンでは、この時点で部長まで報告が行き、指示や決済が下りるまで一体どれ程の時間が掛かるでしょうか。半日から1日で伝われば、まだ良い方ではないでしょうか。
また、社員から課長に報告した内容を100％とした時に部長へ100％で報告が伝われば良いですが、100％未満や100％を超える内容で伝わってしまっていたとしたら対応不足や誤報に繋がります。最初に課長へ報告した時点で「報告書に纏めて提出して。」とか、「メールで送っておいて。」とか言われたら、それはそれで手間です。
他にも、、、部長が直接社員へ指示を出して、その指示を次長や課長へ連絡していなかった・・・なってこともあります。部長が「次長なんだからさー、ちゃんと部下を纏めてよー。」と言ったり、課長に対して「課長なんだから課長としてちゃんと役割を果たしてもらわないとさー。」と責任だけ押し付ける場合もあると思います。
これが深刻化すると会社はどんどんブラックになっていきます。それも経営者が知らないところから徐々に始まります。
(2)のパターンでは、社員が各役職者へそれぞれ報告するため、役職者の数だけ社員の時間が消費されてしまいます。
それに、この2パターンに共通する問題として、報告した後の指示や伝達事項を共有が求められるという問題もあります。
ここまで来ると報告や伝達だけで、だいぶ時間が消費されてしまうのがわかります。
なぜ、このようなことが発生するのかというと、持っている権限に大小があるからです。
しかし、一般的には課長が持っている権限は次長も持っています。次長が持っている権限は部長も持っています。
だとすれば、最初から役職者を部長だけにすれば良いのではないでしょうか。
会社の中では、権限を持った者に社員が動かされます。
つまり、社員が一番動き回らなけれならないのに社員の時間や手間の掛かるような事をさせては生産性は上がりません。
社員には目の前の仕事に集中して貰うことが何より大切です。
経営者や役職者は社員が動き易く仕事に集中できる環境を整えることが必須です。