会社・仕事 生産性を上げるには（仕事は短時間でやる）

　生産性を上げるシリーズ、第3回目は ”仕事は短時間でやる” です。

3．仕事は短時間でやる

　まず、質問ですが、集中力はどれぐらい持ちますか？

　僕は2時間がいいとこです。20代前半の頃は4時間ぐらいぶっ続けでプログラムを開発したりしてましたが、歳が増すに連れて集中力が無くなってきました。

　人によって多少違いはあるかもしれませんが、以前TVで放送していた番組では、ある脳科学者が ”人間の集中力が続く時間は、2時間” と言っていました。

　はい、そんなもんです。2時間です。2時間。

　だとすると尚更短時間で仕事を片付けなければなりませんし、一つ前のブログに書いたマルチタスクなんてしている場合ではありません。

　1つの事に集中して、1つの事だけに取り組んで、終わってから次の仕事に移る。

　これが何よりも重要です。
　もし、1つの事にも集中できないとすれば、まずは環境を整えましょう。
　仕事を短時間でやるためには環境を整えることも重要です。

　室内が暑いまたは寒い、周囲の音がうるさい、使っている道具が悪い、上司から言われたことが気になっている等・・・そういうことを1つずつ解決して集中できる環境を作ることも生産性を上げるために必要です。

　 そして、仕事を短時間でやる意味というのは、次の仕事へのモチベーションを上げ、次の生産性も下げないようにする意味も含んでいます。

　恐らく会社で働いている人は、1つの仕事をどれだけ早く片付けたとしても毎月もらう給与は変わらないでしょう。給与に反映されるほどの評価はされないと思います。

　それが今の日本です。

　だとすれば、1時間の仕事を30分で片づけて、評価が下がらない程度に残りの時間はぼーっとするなり、ネットで猫の動画を見て癒されるなり自由に過ごしましょう。

　どうしても片づけられないのであれば、それはどのような理由でしょうか？

　同僚や周囲とのコンセンサスの問題か自分のスキルのレベルが問題なのでしょうか？

　もし、自分のスキルが問題なのであれば、家に帰ってからでも勉強をしましょう。

　ググれば、いろんな情報が出てきます。逆に解決できない問題は、矛盾するような問題ぐらいかもしれません。

　それぐらい今は情報が溢れています。ググって、調べましょう。勉強もしましょう。
　
　プライベートを使ってでも、勉強しましょう。勉強したことは必ず、自分のためになります。人のためではなく自分のために勉強しましょう。他人は裏切るかもしれませんが、自分がやったことは裏切らないと思います。

　少し話が脱線しましたが、人は生産性が低い仕事をやっていると感じると、どうしてもモチベーションが上がりませんし、積み重なると鬱傾向になることもあります。
　生産性が低い仕事というのは、効率が悪い、あるいは無駄な仕事です。
　ただ、あなたがもし、生産性が低いと感じているということは、仕事に対して他の人と違った見方ができるということでもあります。
　それを突き詰めていけば、仕事をやらなくすることも見いだせるのではないでしょうか？

　仕事を短時間でやるよりもその仕事を無くす方が、非常に生産性が高いことになります。
　その仕事をやらずに済む方法があれば、是非提案してみましょう。

　少しでも仕事を短時間でやって、自分の時間を作り出して下さい。
　

　

会社・仕事 生産性を上げるには（マルチタスクをしない）

　今回は、生産性を上げるシリーズ2回目です。

　2．マルチタスクをしない
 
　これについては、そのままですが”マルチタスクをしない”ことが生産性を上げることに繋がります。
　マルチタスクをするというのは、2つ以上の仕事を同時に進める事を言います。

　なぜ、マルチタスクはいけないのか？ということですが、2つ以上の仕事を同時に進めても1つずつ進めた時よりも仕事のクオリティが下がり、且つ完了するまでの時間が長くなったりします。また、ある研究によるとマルチタスクが得意な”スーパー タスカー”と呼ばれる人は、人口のたった2%しかいないとのことです。

 ユタ大学応用認知ラボの主任、デビッド・ストレイヤー氏の研究では、マルチタスクを処理できず、どちらのパフォーマンスも下げてしまう人は”全体の98%”にも及ぶそうです。

　また、それほど意識しないかもしれませんが、Aという仕事からBの仕事に移る際に頭の切り替えをしなければなりません。それはBからAの仕事に移る時も同じで、マルチタスクが増えれば増えるほど、切り替えなければいけない頻度も高くなります。
　さらにはAの仕事を途中にするわけですから自分が”どこまで進捗させて、何をしていて、これから何をしようとしていたのか？”というところまで覚えていなければなりません。

　みなさんは、果たしてそこまで器用なのでしょうか？

　「それぐらい普段からやってるよ」と言う人もいるでしょう。

　僕が以前勤めていた会社では、午前中の決まった時間帯にしなければならない作業がありました。
　その作業というのは、PCの画面にFAXで届いた手書きの情報を打ち込み、問合せ等の電話を受けたり、メールで届いた依頼を早急に処理し、不備があれば先方に問い合わせるという仕事でした。
　その作業は、3つか4つの仕事のように見えますが、実際はもっと細かい事が行われています。
　僕の動作や思考としては、、、
　・厳密な時間制限がある
　・FAXを取りに行く
　・FAXに手書きで書かれた文字を認識する
　・画面に入力する
　・画面に入力された文字とFAXの手書き文字が同じかチェックする
　・電話が鳴ったら応答する
　・電話での問い合わせ内容をメモする
　・問い合わせ内容がどれ程の緊急性があるかを考える
　・問い合わせ内容が緊急の場合、どのように処理しなければならないか考える
　・メールが届いているかチェックする
　・メールが届いていれば、開封する
　・内容が急ぎかどうかを確認する
　　　　　　　　・
　　　　　　　　・
　　　　　　　　・
ということを午前中の2，3時間の間にずっとループして常に考えていました。
　厳密に時間制限があるだけで、常に時間を意識している必要があります。さらにFAXも2，3時間のうちに最低100枚は届きます。多いときは300枚を超えることもありました。そのFAXには手書きで文字が書かれていますし、各日とも100人ほどいますので、字体も様々です。それを解釈して、入力するだけでも大変です。

　その大変な作業が終わって、お昼頃には午後にしなければならない仕事なんて何も考えられませんでした。ご飯を食べるだけでも精一杯です。

　仕事は通常、時間が設けられ、その中で結果を出さなければならないので、時間を気にしながらマルチタスクをするというのは身を亡ぼす行為であると身を持って経験しています。

　そのことからもマルチタスクというのは、非常に良くありません。

　良くないことをしているのに生産性なんて絶対に上がりません。
　
　仕事をするときは1つずつ確実に完了させてから次の仕事をするようにしましょう。

　もし、これを読んでいるあなたが管理職や役員であるならマルチタスクをさせないように仕事を調整しましょう。

会社・仕事 生産性を上げるには（役職者を置かない）

　今、働き方改革もそうですが、人手不足の中をいかに生産性を上げるかが話題に上がっています。ネットやメルマガでも記事として目にすることがたいへん多いですね。
　今回はこれについて僕の経験を踏まえたうえで解決方法を考えていきたいと思います。

　まず、生産性が低いというのは言い換えるとコスパが悪いということになり、支払っている経費や掛けている時間に対しての成果物(結果)が良くないという状態を表します。
 　その生産性を上げるためには、会社の根本的な問題を解決する必要があると考えます。

　
　結論から言うと、以下の4つです。

1. 　役職者を置かない
2. 　マルチタスクをしない
3. 　仕事は短時間でやる
4. 　電話をしない

　
　これを生産性上げるシリーズとして4回に分けて、解説していきます。


　１．役職者を置かない

　あくまであなたが経営者の場合ですが、会社に役職者が存在している事が当たり前になっていませんか？
　部署の人数や纏めなければいけない人数がそれほど多くないのに、わざわざ役職者を置くと生産性が下がります。
　人数がそれほど多くない部署に部長、次長、課長・・・最悪の場合は係長、主任もいることがあります。
　仮に部長、次長、課長のいる部署で、役職が付いていない社員や報告を上げるためには、、、

　(1)　社員　→　課長　→　次長　→　部長

　　　または、

　(2)　（社員　→　課長）　→　（社員　→　次長）　→　（社員　→　部長）

の2パターンの順序になります。
　(1)のパターンでは、この時点で部長まで報告が行き、指示や決済が下りるまで一体どれ程の時間が掛かるでしょうか。半日から1日で伝われば、まだ良い方ではないでしょうか。
　また、社員から課長に報告した内容を100％とした時に部長へ100％で報告が伝われば良いですが、100％未満や100％を超える内容で伝わってしまっていたとしたら対応不足や誤報に繋がります。最初に課長へ報告した時点で「報告書に纏めて提出して。」とか、「メールで送っておいて。」とか言われたら、それはそれで手間です。
　他にも、、、部長が直接社員へ指示を出して、その指示を次長や課長へ連絡していなかった・・・なってこともあります。部長が「次長なんだからさー、ちゃんと部下を纏めてよー。」と言ったり、課長に対して「課長なんだから課長としてちゃんと役割を果たしてもらわないとさー。」と責任だけ押し付ける場合もあると思います。
　これが深刻化すると会社はどんどんブラックになっていきます。それも経営者が知らないところから徐々に始まります。

 　(2)のパターンでは、社員が各役職者へそれぞれ報告するため、役職者の数だけ社員の時間が消費されてしまいます。
　
　それに、この2パターンに共通する問題として、報告した後の指示や伝達事項を共有が求められるという問題もあります。
　
　ここまで来ると報告や伝達だけで、だいぶ時間が消費されてしまうのがわかります。

　なぜ、このようなことが発生するのかというと、持っている権限に大小があるからです。
　しかし、一般的には課長が持っている権限は次長も持っています。次長が持っている権限は部長も持っています。
　だとすれば、最初から役職者を部長だけにすれば良いのではないでしょうか。
　
　会社の中では、権限を持った者に社員が動かされます。
　
　つまり、社員が一番動き回らなけれならないのに社員の時間や手間の掛かるような事をさせては生産性は上がりません。

　社員には目の前の仕事に集中して貰うことが何より大切です。

　経営者や役職者は社員が動き易く仕事に集中できる環境を整えることが必須です。

会社で事務職が使うと良いPCや周辺機器のスペック（デスクトップの場合）

　前回のブログ、"会社・仕事でPCは性能と利便性を重視せよ”に関連した話。

　今回は、会社で事務職（経理、営業事務、総務、情シス系含む）が使うとストレスと作業効率が爆上げになるPCや周辺機器の推奨スペックを少し掘り下げて紹介します。
　なぜそのような話題を持ってきたかというと・・・会社員時代に使っていたPCや周辺機器等があまりも性能も使い勝手も酷かった話を前回したが、私が入社したときから性能やや使いやすさを考慮しておけば、社内全体の生産性が上がり情報リテラシーも多少は変わっていたのではないかと感じたからです。
　私が勤めていたところもそうでしたが、知人から聞いた話でも事務は売上には直結しない仕事であり、経営陣からは売上が上がるわけじゃないからという理由でPCなどのIT製品は安いものを使わされているところが結構あるようでした。
　しかし、売上に直結しない仕事であれば尚更、生産性を上げて効率よく仕事を行い、営業部門や売上を稼がなければならないような人をサポートしなければならないのではないか？と感じていました。それにこれから採用難が続く日本社会では、少ない人数で業務を回していかなければならない企業が多くなると予想され、より効率的な業務への取り組みが求められるはずです。
　そこで、具体的にどんなスペックや特徴のものを使うと生産性の高い仕事ができるのか？を注釈もつけながら紹介していきます。。

〇デスクトップPCの場合の推奨スペックや環境

＜　ディスプレイ・モニタ　＞

本体サイズ：	27～32インチ
液晶：	ノングレア(非光沢)
解像度：	4K(3840×2160)
駆動方式：	IPS方式
応答速度：	5ms以下
その他：	解像度が4Kの場合はPBP(Picture By Picture)対応のもの

〇 選定理由 〇

　ノングレア(非光沢)はテレビのように映り込みが無く、陽が差し込むような場所でも反射しないため見やすい。IPS方式は他のVAやTNと違って視野角(画面を正面から見ても色や文字が正確に認識できる角度)が広くなるので、使用者からの距離が近くなったり大画面でも見やすくなる。
　応答速度は遅くなる(〇msの数値が高くなる)と映像の動きが伸びたように見え、目の疲れに影響が出るようになる。IPS方式自体が他の方式に比べると応答速度が遅い傾向にあるが、5msという値はIPS方式としては早い速度である。
　解像度の4KはFullHD(1920×1080)の4倍の領域を表示できるので、単純にFullHD 4面分の領域を１つのディスプレイに表示できる。PCから4Kディスプレイに出力する場合は、HDMIやDisplayPortで接続する必要がある。
　PBP(Picture By Picture)機能は、2系統以上からの入力信号を同時に表示させることができる機能である。マルチディスプレイとにしているのと同じような使い方ができる。

＜　PC本体　＞

CPU：	Intel Core iシリーズの4コア4スレッド以上
メモリ：	8GB以上
ストレージ：	SSD M.2 NVMe
その他ドライブ：	無し
OS：	Windows 10 Pro 64bit

〇 選定理由 〇

　CPUにはコアというものが存在していて、そのコアが多ければ多いほど同時にできる処理も多くなります。そして、スレッドというものがOS上で同時にできる処理の数を表す。通常は”コア数＝スレッド数”なのだが、Intel製CPUの場合、HT(ハイパースレッディングテクノロジー)という機能が備わっているCPUがある。HTは1つのコアを2つあるように見せ、OS上ではスレッド数(同時処理数)がコア数の倍(4コアHT有りであれば4コア8スレッド)として認識させるが、4コア8スレッドと8コア8スレッドのCPUがある場合は後者の方が処理性能は高い。
　メモリは、少なくとも8GB以上搭載されている機種を選択することが望ましい。、5年以上できるだけ長く使用したい場合は16GB搭載されていても良いかもしれない。Adobe製品のIllustratorやPhotoshop、他にも色々なアプリケーションを同時に開いて作業をする場合は16GB以上を検討した方良い。
　ストレージは、3.5inchや2.5inchHDDではファイルの読み書き速度が遅いので、OSを起動するだけでも時間が掛かり、CPUの性能を活かし切れない場合がある。そのため、余程の理由が無い限りSSDのM.2 NVMeが望ましい。M.2はメモリのようにマザーボードに直接差し込むタイプの基盤型のストレージで、NVMeの他にSATAと表記されたものもあるが、SATAだと2.5inchSSDと同じぐらいの読み書き速度しか出ない。NVMeもSATAも基本的には挿す場所は一緒だが、NVMeの方がSATAよりも数倍読み書きが速い。また、M.2はHDDと比較すると単価に対し容量は少ないが、OS上で処理したデータをHDDに書き込む時のような遅さはほぼ感じられなくなる。
　ストレージの容量については現在使っているPCの使用容量に100GB程足した容量で十分である。　

＜　その他　＞

・キーボード：	東プレ Realforce のようにキーパンチャー向けとしても使われるような耐久性があり、且つキーボード自体がが重めでしっかりとしたもの
・マウス：	ロジクールのゲーミングマウス等、耐久性があり有線タイプで複数のボタンが付いているもの
・マウスパッド：	マウスがスムーズに動き、パッドが薄く広めのもの
・（その他：	デュアルディスプレイにする場合は、ディスプレイアーム）

〇 選定理由 〇

　キーボードは、PC本体に付属しているキーボードだと使用感が良くないものがほとんどで、キー配置が独特だったり、使っているうちに硬化してしまい耐久性低いものが多くみられます。かといって1,000円前後の家電量販店で販売されているようなものを購入しても1、2か月ほどで劣化が見られたり、よく打つキーを軽く押下しただけでは画面に入力されなくなったりすこともあり、お勧めできません。
　マウスはロジクールであれば2～3年保証のものが多く、２、３年毎日のように使用してもキーが反応しなくなったり、ホイールが空回りするということもありません。また、ゲーミングマウスは通常付いている3つのボタンよりも多くのボタンが備わっており、そのボタンにキーボードのキーやショートカットキーを割り当てておくこともできます。マウスとPCの接続は、あえて有線タイプを選択することを推奨します。ワイヤレス(無線)タイプだと電池やバッテリーを搭載している分より重く、毎日のように使用していると電池が1～2か月しか持たなかったり、バッテリータイプの場合であれば充電するときは結局有線での接続になったりします。そのうえ電池が無くなる直前の動作が不安定になることもありあまり合理的とは言えません。
　ちなみにマウスを使うときにマウスパッドは必須ではないかもしれませんが、マウスパッドを使用するとマウスがデスクに接地するときの音を吸収してくれる役割もあるので、用意することをお勧めします。マウスパッドのサイズは、マウスに手を添えてもマウスパッドから手や手首がはみ出さない”25×25㎝”以上のサイズが好ましいと言えます。
　ディスプレイのスタンドでデスク領域を使われるので、マルチディスプレイに限らずシングルディスプレイの場合でもディスプレイアームがあると机の上を広く使うことができるのでお勧め。対面のデスクに座っている人に邪魔しないデザインでディスプレイの重さでアームが落ちてこないしっかりとしたタイプを選ぶこと。

　以上、デスクトップPCはこんな感じになります。
あと、できればPC用のデスクはデスクトップPCを使うのであればPC本体を置く場所も必要ですので、より広めだと圧迫感が無く、作業スペースも確保できるので良いですよね。

会社・仕事でPCは性能と利便性を重視せよ

　僕は前職の会社に入社してから10年ほど性能の低いPCを使わされ、業務で使うPCの性能についてずっと不満を持っていました。
　一体、性能のどこに不満があったのかというと、CPUの処理能力、メモリの搭載容量、HDDの読み書き性能、ディスプレイの解像度や大きさ、カッチカチに硬化したキーボード、埃が詰まるボールマウスの言わば全てです。

　では、仮にもし性能の良いPCやある程度利便性の良い周辺機器を与えられていたらどうなっていたかというと、、、OSやアプリケーションの処理待ちをする時間が短くなり、押下したキーもちゃんと反映されますし、マウスカーソルも使用者が意図している通りに動くのでイライラすることなく仕事も早く片付くわけです。
　え？性能の良いPCを使ってそれだけ？って思うかもしれませんが、これは非常に重要な事です。
　なぜなら、会社で働いている時点でその仕事は一人では完結しないからです。つまり自分が処理した後に他の人にその結果を渡したり、次の処理があるので、他の人にも影響が出ます。それにイライラやストレスが軽減されれば次の仕事へのモチベーションも違ってきます。
　もし、そのようなPCが現在使われているのだとしたら、その生産性は会社の業績にも影響を与えている可能性があります。
　
　それでは、もし生産性が上がった場合どれ程の効果があるか具体的な時間を計算していきます。
　仮に10%の生産性向上した場合、60分掛かっていた作業が54分(6分短縮)へ、20%の向上で48分(12分短縮)へ短縮したことになります。
　これを読んで、なんだこれだけかと思われるかもしれませんが、 それを積み上げると1日(8時間換算)で計48分、月間(20日間の稼働)で960分(16時間または2日分)も短縮したことになります。
　実際は、丸1時間もPCを使って作業していることは無いかもしれないが、計算上はそれぐらい見込まれるということになります。
　そして、もしそれが20%の生産性向上になるとすれば月に32時間(4日分)の短縮になるでしょう。
　もし、上記の時間計算でもまだ漠然としてる様子でしたら、少し具体的にお金の計算をしてみましょう。

●仮に作業者の平均時間単価が1,000円の場合
　10%の生産性向上で、1時間当たり6分短縮＝100円
　1日あたり、48分短縮＝800円
　1ヵ月(20日間労働)あたり、 960分短縮＝16千円
の生産性向上が見込まれます。
　さらに、作業者が10人いる場合は1か月160千円、50人いる場合は800千円、100人いる場合は1,600千円の生産性向上です。
　作業者数と時間単価を変えた場合の計算は下の表の通りです。

○作業者の人数と時間単価毎の生産性向上効果 (１ヵ月あたり)

		作業者の時間単価
		1,000円	1,500円	2,000円
作業者数	10人	160千円	240千円	320千円
	50人	800千円	1,200千円	1,600千円
	100人	1,600千円	2,400千円	3,200千円

　上記の計算から今使っているPCや周辺機器を入れ替える際は、性能や利便性を考えてはいかがでしょうか。
　検討するだけならタダなので、是非検討してみて下さい！