今回は、生産性を上げるシリーズ2回目です。
2．マルチタスクをしない
これについては、そのままですが”マルチタスクをしない”ことが生産性を上げることに繋がります。
マルチタスクをするというのは、2つ以上の仕事を同時に進める事を言います。
なぜ、マルチタスクはいけないのか？ということですが、2つ以上の仕事を同時に進めても1つずつ進めた時よりも仕事のクオリティが下がり、且つ完了するまでの時間が長くなったりします。また、ある研究によるとマルチタスクが得意な”スーパー タスカー”と呼ばれる人は、人口のたった2%しかいないとのことです。
ユタ大学応用認知ラボの主任、デビッド・ストレイヤー氏の研究では、マルチタスクを処理できず、どちらのパフォーマンスも下げてしまう人は”全体の98%”にも及ぶそうです。
また、それほど意識しないかもしれませんが、Aという仕事からBの仕事に移る際に頭の切り替えをしなければなりません。それはBからAの仕事に移る時も同じで、マルチタスクが増えれば増えるほど、切り替えなければいけない頻度も高くなります。
さらにはAの仕事を途中にするわけですから自分が”どこまで進捗させて、何をしていて、これから何をしようとしていたのか？”というところまで覚えていなければなりません。
みなさんは、果たしてそこまで器用なのでしょうか？
「それぐらい普段からやってるよ」と言う人もいるでしょう。
僕が以前勤めていた会社では、午前中の決まった時間帯にしなければならない作業がありました。
その作業というのは、PCの画面にFAXで届いた手書きの情報を打ち込み、問合せ等の電話を受けたり、メールで届いた依頼を早急に処理し、不備があれば先方に問い合わせるという仕事でした。
その作業は、3つか4つの仕事のように見えますが、実際はもっと細かい事が行われています。
僕の動作や思考としては、、、
・厳密な時間制限がある
・FAXを取りに行く
・FAXに手書きで書かれた文字を認識する
・画面に入力する
・画面に入力された文字とFAXの手書き文字が同じかチェックする
・電話が鳴ったら応答する
・電話での問い合わせ内容をメモする
・問い合わせ内容がどれ程の緊急性があるかを考える
・問い合わせ内容が緊急の場合、どのように処理しなければならないか考える
・メールが届いているかチェックする
・メールが届いていれば、開封する
・内容が急ぎかどうかを確認する
・
・
・
ということを午前中の2，3時間の間にずっとループして常に考えていました。
厳密に時間制限があるだけで、常に時間を意識している必要があります。さらにFAXも2，3時間のうちに最低100枚は届きます。多いときは300枚を超えることもありました。そのFAXには手書きで文字が書かれていますし、各日とも100人ほどいますので、字体も様々です。それを解釈して、入力するだけでも大変です。
その大変な作業が終わって、お昼頃には午後にしなければならない仕事なんて何も考えられませんでした。ご飯を食べるだけでも精一杯です。
仕事は通常、時間が設けられ、その中で結果を出さなければならないので、時間を気にしながらマルチタスクをするというのは身を亡ぼす行為であると身を持って経験しています。
そのことからもマルチタスクというのは、非常に良くありません。
良くないことをしているのに生産性なんて絶対に上がりません。
仕事をするときは1つずつ確実に完了させてから次の仕事をするようにしましょう。
もし、これを読んでいるあなたが管理職や役員であるならマルチタスクをさせないように仕事を調整しましょう。