お疲れ様です。
業務効率を行うとあれもこれもと目について、結局時間ばかりが掛かり収集がつかなくなったり、結果として変わらなかったなんてことはないですか？
その業務効率を上げるうえでの活動はでは、大きく２つ把握していれば良いと考えます。
今回は、業務効率を上げるうえで必要なことを2つ、お話しします。
１．どこまでの ”範囲” を行うか
この範囲を決めて意識しないと、収集がつかなくなります。
そのため、単にあなた一人で業務効率化を図るのか、部署や会社全体で取り組むのかで、変わってくるということです。
あなた一人でやるのであれば、あなたの担当や権限が及ぶ範囲までということになります。
まず、自分が関わっている部分だとしても他人の領域を侵すようなことがあってはいけません。それが新たな軋轢を生み、逆に業務の効率が下がる原因にもなります。
ですので、自分の権限が及ぶ担当内に留めておくことが望ましいと思います。
もし、自分の範囲だけでは効率化が期待できないというのであば、上司に相談するようにしましょう。
２．その業務の中で ”結果” として出さなければいけないのは何か？
そもそもの話ですが、あなたは担当している業務の中で何を結果として出さなければいけないのかを把握していますか？
これが一番重要です。
出さなければいけない結果を把握していなければ、効率化ができません。
その前に何を結果として出していたのか？という疑問があります。
極論かもしれませんが、出すべき結果がわかれば途中のプロセスはどうでも良い、または何でも良いかもしれないということです。
例えば、100という結果を出すためには50＋50でも良いわけですし、50＋30+20でも良いわけです。
ただ、100という結果ではなく、50という結果を出せばよいのだとしたら途中のプロセスが変わりますよね？
ですので、出すべき結果を把握しておくことが一番重要です。
結局のところ、何を使って結果として何を出すかのインプットとアウトプット部分がわかれば、業務効率は大きく改善できると思います。